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Cinco herramientas de gestión de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía

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Dirigir un proyecto a través de las aguas estresadas  y estresantes siempre en movimiento en una organización puede ser una propuesta desalentadora. En estos días, el trabajador de oficina está presionado por un número incalculable de plazos, reuniones, correos electrónicos y tareas, y eso significa que probablemente no tienen el tiempo o el espacio libre para dedicar su talento completo a ustedes y a sus proyectos. Por suerte, ustedes pueden ayudar a hacer las cosas más fáciles. Para asegurar mejor el éxito del proyecto, ya sea que lo que esté haciendo sea para un cliente o un interlocutor interno, den un vistazo a estas cinco herramientas de administración de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía.

Tablas de Gantt y Scrum

En una era de contenido infinito -armadas de palabras que luchan constantemente por nuestra limitada atención- una simple imagen puede ser refrescante y altamente efectiva. Las gráficas de Gantt utilizan barras horizontales básicas para mostrar las fases del proyecto y el progreso. Con una mirada rápida, sus compañeros de equipo podrán ver qué trabajo se está haciendo actualmente (o al menos qué trabajo debe hacerse) y cuándo se necesitarán sus contribuciones. También podrán ver cuánto tiempo cada fase se espera que tome.

Los tableros Scrum funcionan de manera similar y funcionan muy bien para proyectos que están en una línea de tiempo menos rígida y que involucran a varios equipos. La tabla muestra diferentes fases del proyecto: planificación, ejecución, etc., y marcadores para cada equipo. A medida que completan las fases y avanzan, los equipos pueden mover sus marcadores a través del tablero. Esto permite a todos los involucrados ver la imagen más grande y su lugar dentro de ella.

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Asignaciones de tareas

Es fácil estar de acuerdo en hacer algo, mucho más difícil recordar hacerlo. En especial, cuando cada mensaje extraviado parece venir con una nueva petición. Es por eso que una herramienta en línea para asignaciones de tareas es tan valiosa. Los responsables de completar una parte del proyecto -ya sea diseñar un logotipo o comprimir los números finales- pueden iniciar sesión y ver de manera fácil lo que necesitan hacer. Dependiendo de la configuración de su cuenta, también recibirán notificaciones por correo electrónico sobre plazos inminentes.

En el otro lado, los directores de proyecto pueden mantener las pestañas en su equipo y asegurarse de que todas las tareas se están completando a tiempo sin tener que desplazarse a través de largas cadenas de correo electrónico. Esto ayuda a evitar retrasos costosos y frustraciones innecesarias.

Asignación de recursos

En un entorno de agencia, la asignación de recursos es clave. Los directores de proyecto necesitan una herramienta eficaz para programar y seguir las horas de cada miembro de su equipo con el fin de evitar el exceso de reservas, plazos perdidos y clientes infelices. Pero esta forma de organización no necesita limitarse al mundo “creativo”. ¿No sería útil, incluso en una oficina corporativa, tener una idea clara de la disponibilidad de los miembros del equipo?

Pregunten a su equipo por adelantado para estimar, en la medida de lo posible, su disponibilidad a través del curso del proyecto. Pídanles que anoten los días que van a salir de vacaciones, días que no podrán ausentarse y trabajar debido a las reuniones, y los días que tienen otros plazos. Si ustedes tienen una sensación de disponibilidad horaria, ustedes será capaz de construir plazos realistas. Una herramienta de asignación de recursos en línea hará que sea fácil para ustedes y sus compañeros de equipo para controlar las horas reales contra las estimaciones y ajustar en consecuencia, lo que permite flujos de trabajo más suaves futuros.

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Herramientas de retroalimentación

Dar retroalimentación significa cosas diferentes para diferentes personas; algunas ofrecen solicitudes de edición rígidas y prescriptivas, otras sentimientos y reacciones vagas. A veces los diferentes interesados presentarán opiniones contradictorias. Todo esto hace que sea difícil para la persona que recibe la retroalimentación saber cómo proceder. ¿A quién se supone que deben escuchar?

Las herramientas de retroalimentación permiten a las partes interesadas votar y clasificar diferentes versiones de entregas, facilitando a un grupo proporcionar una dirección coherente de una manera justa. Si la opinión de un individuo debe tener más peso -quizá ellos cuentan con una importante experiencia relevante- puede ajustar su voto para que cuente como dos.

Informes listos para usar

Los informes de progreso y los post-mortem son partes cruciales de cualquier proyecto y no necesitan ser un horrible desperdicio de tiempo. En lugar de dedicar horas valiosas a crear un informe personalizado, elijan una opción lista para usar. Podrá introducir números y cifras relevantes y dejar que el programa genere formatos adecuados y visualizaciones de datos.

Eso significa que ustedes podrán comenzar a planear su próximo proyecto mucho antes.

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