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Hagan más con Google: 10+1 maneras de aprovechar Gmail al máximo

La tecnología está para ayudarnos a hacer más cada día sin que tengamos que preocuparnos mucho por cómo funciona cada herramienta. Es así que decidimos crear una serie de posts dedicados a compartir con ustedes cada semana trucos y consejos que les ayudarán a hacer más con las herramientas de Google.

El correo electrónico es una herramienta que la gran mayoría utilizamos todos los días. Por ello en Google diseñamos Gmail como una forma no sólo de estar en comunicación con otras personas, sino también como una herramienta que nos permite mantener organizados nuestros mensajes de correo desde cualquier parte y de manera segura.

A continuación les comparto algunos consejos que les ayudarán a sacarle el mayor provecho a los aspectos fundamentales de Gmail, es decir, la seguridad, organización, acceso e integración con otras herramientas y productos de Google:

1. Revisen la seguridad de su cuenta de Gmail. Antes de personalizar y sacarle el mayor provecho a su correo de Gmail, verifiquen que todo está seguro. Si bien la información, y la transmisión de la misma está encriptada de manera predeterminada, existen algunas formas de aprovechar al máximo las medidas de seguridad integradas a Gmail. Además de crear una contraseña segura y agregar una capa adicional de seguridad con la verificación en dos pasos, también pueden revisar la actividad reciente en la parte inferior derecha de la pantalla de su bandeja de entrada. Si hacen clic en “Detalles”, podrán ver la ubicación, IP, hora y tipo de acceso. Si no reconocen alguna de estas actividades, pueden seguir las instrucciones de la lista de verificación de seguridad de Gmail para mantener su cuenta segura.

2. Mantengan organizados sus mensajes de correo. En Gmail, desde el momento en que crean su cuenta, los mensajes ya están organizados por categorías: Principal, Social y Promociones. Además, pueden agregar nuevas pestañas o arrastrar los correos a la pestaña que le corresponde (en caso en que hayan escapado al filtro automático). Por otro lado, el correo no deseado irá en su gran mayoría directamente a la carpeta de spam, sin siquiera molestarlos. Otra manera de mantener organizados sus mensajes de correo es marcándolos con etiquetas personalizadas y destacándolos con una estrella (para asegurarse de que llamen su atención en la carpeta Principal). Por ejemplo, pueden crear etiquetas para diferenciar entre correos que requieren una respuesta de los que no, o quizá los correos que contienen información importante sobre algún asunto en particular. Pueden aplicar una etiqueta arrastrándola de la barra lateral izquierda hasta el mensaje que desean etiquetar, o marcando los mensajes y luego utilizando el icono para etiquetas en el menú en la parte superior de la pantalla.

3. Encuentren cualquier mensaje de correo con la búsqueda avanzada. Si bien la caja de búsqueda en Gmail les permite realizar búsquedas rápidas de contactos, mensajes e incluso en la web, la búsqueda avanzada les ayuda a encontrar exactamente el mensaje que buscan, o un grupo de mensajes que cumplen con ciertos criterios. Para acceder a la búsqueda avanzada, hagan clic en la flecha que se encuentra en el extremo derecho de la caja de búsqueda. Así podrán acotar su búsqueda según quién les escribió, a quién le escribieron, el asunto, o las palabras que contiene o no contiene el mensaje, así como si incluye archivos adjuntos.

4. Identifiquen qué archivos adjuntos ocupan más espacio en su Gmail para liberar espacio. Todos los días recibimos una gran cantidad de mensajes de correo que pueden incluir archivos adjuntos que estén ocupando parte importante de nuestro almacenamiento en Gmail. Además, en ocasiones son mensajes y archivos que con el tiempo perdieron importancia y que por tanto pueden borrar para liberar espacio. Para identificar los archivos adjuntos que ocupan más espacio, utilicen la búsqueda avanzada en Gmail, marquen la opción “Contiene archivos adjuntos” y elijan un tamaño de archivo, por ejemplo, archivos con un tamaño mayor a 5 MB (o el tamaño que ustedes consideren relevante). Enseguida podrán revisar entre los resultados, los mensajes y archivos que pueden borrar.

5. Utilicen los filtros personalizados para organizar y etiquetar mensajes de manera automática. Pueden crear filtros personalizados para sus mensajes de dos formas: marquen el mensaje que quieren filtrar, hagan clic en el botón de “Más” que aparece en la parte superior de la pantalla y seleccionen “filtrar mensajes como estos”; o utilicen la búsqueda avanzada para seleccionar un grupo de mensajes que cumplan con ciertos criterios. Luego hagan clic en el enlace “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda” que aparece en la parte inferior derecha de la búsqueda avanzada. Enseguida se mostrará la ventana con las opciones para filtrar sus mensajes, ahí podrán elegir cómo quieren organizarlos (archivarlos, marcarlos como leídos o destacarlos), qué etiqueta desean aplicar y algunas otras opciones como reenviar, suprimir, marcar como importante y más.

Esta opción les ayudará a automatizar el etiquetado y organización de sus correos. Por ejemplo, pueden crear un filtro para agregar una etiqueta a todos los correos que reciban de alguna persona importante para ustedes, o quizá para archivar los correos que pueden leer más tarde. Además de filtrar los correos que ya tienen en su correo, estos filtros también se aplicarán a los mensajes que reciban en el futuro que cumplan con los criterios.

6. Personalicen su experiencia de Gmail. Pueden agregar un toque personal a su Gmail eligiendo un tema de entre las opciones disponibles o cargar sus propias fotografías seleccionando Temas en el menú de configuración (ícono en forma de engranaje).

Además, pueden elegir entre tres densidades de visualización en el menú de preferencias (icono en forma de engranaje): Cómoda, Agradable y Compacta.

7. Accedan a Gmail desde cualquier parte con la aplicación para dispositivos móviles. Uno de los aspectos fundamentales de Gmail, además de la seguridad y facilidad de uso, es el acceso. La aplicación de Gmail para dispositivos Android y iOS les permite estar conectados desde donde estén e incluye funciones como búsqueda, notificaciones en tiempo real, filtrado por etiquetas y más.

8. Lean, respondan, busquen y archiven mensajes aún sin conexión a internet. Si están en un lugar con mala conectividad o sin conexión, aún pueden leer, responder, buscar y archivar mensajes de correo desde Chrome instalando la extensión de Gmail sin conexión. Una vez instalada, vayan al menú de configuraciones de Gmail y luego a la pestaña “Sin conexión” para permitir que la extensión sincronice su Gmail. Una vez hecho esto, esperen un momento a que terminen de sincronizarse sus mensajes para luego poder utilizar su Gmail sin conexión (los cambios se sincronizan una vez que vuelvan a estar conectados).

9. Establezcan una respuesta automática para cuando estén fuera u ocupados. Ya sea que estén planeando tomarse unas vacaciones, estar fuera de la oficina un par de días, descansar del correo electrónico por un tiempo, o bien tienen bloques de horas en los que revisan sus correos, pueden informarle a quienes les envíen correos que están fuera o que tienen horarios específicos en que atienden a los correos. Pueden activar la respuesta automática de Gmail en la configuración general de su correo. Podrán establecer la fecha y horario en el que no estarán disponibles, así como el mensaje que se enviará de manera automática como respuesta. Para más información acerca de cómo utilizar esta función tanto en la versión de escritorio como móvil de Gmail, visiten esta otra nota en el blog.

10. Aprovechen la integración de Gmail con Google Drive. Para enviar un archivo de gran tamaño sin tener que subir el archivo de nuevo a su mensaje de Gmail, hagan clic en el icono de Drive y seleccionen el archivo que quieren adjuntar.

Además, pueden convertir los archivos de Office (u otros formatos) que reciban en su correo con sólo un botón. Para hacer esto, hagan clic en el botón en forma de lápiz que aparece al pasar el puntero del mouse sobre los archivos de Office recibidos en su Gmail. Enseguida se abrirá el documento, hoja de cálculo o presentación en Drive. De este modo, además de no tener que descargar el archivo, también podrán disfrutar de todas las ventajas de los Documentos de Google para editar los archivos.

11. Utilicen Google+ para hacer aún más en Gmail. Esta integración les permite aprovechar sus círculos de Google+ para organizar a sus contactos y comunicarse con las personas indicadas, incluso mediante un Hangout. Además, pueden adjuntar las imágenes que tienen en Fotos de Google+, ya sea para compartir el álbum de su último viaje, o para darle un toque único a su firma personalizada en Gmail.

Estas son sólo algunas de las cosas que pueden hacer con Gmail para hacer que su uso del correo electrónico sea más rápido y práctico. Por ejemplo, pueden utilizar combinaciones de teclado para agilizar aún más el manejo de los mensajes de correo. Para hacerlo, primero activen las combinaciones de teclas en Gmail en la configuración general y luego presionen “?” en su teclado mientras están en la bandeja de entrada de Gmail para ver las combinaciones disponibles.

Si aún no han creado una cuenta de Gmail, hoy es un buen día para hacerlo. Si están interesados en conocer algunos otros consejos de uso para Gmail, visiten el Centro de ayuda y estén al tanto de las novedades en la página de Google+ de Gmail.

Fotografía Ricardo Blanco
Ricardo Blanco   +RicardoBlanco | @ricardoblanco 

Hay una gran cantidad de productos de Google que habilitan a millones de personas en América Latina para poder realizar sus actividades cotidianas con mayor conocimiento, rapidez y facilidad. Ricardo trabaja, junto a un equipo de expertos en comunicación buscando acercar la información de estas herramientas a los usuarios de la región.

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