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Hagan más con Google: 10+1 maneras de organizarse mejor con el Calendario de Google

La tecnología está para ayudarnos a hacer más cada día sin que tengamos que preocuparnos mucho por cómo funciona cada herramienta. Es así que decidimos crear una serie de posts dedicados a compartir con ustedes cada semana trucos y consejos que les ayudarán a hacer más con las herramientas de Google.

Fiestas, reuniones de trabajo, conciertos, entregas de reportes, citas románticas, aniversarios, cumpleaños, días feriados y entrevistas de empleo son sólo algunas de las cosas que ocupan la agenda de muchas personas. Por estas y otras razones, unas de las primeras herramientas que Google ofreció a sus usuarios, además de Gmail, fue el Calendario. Claro que con el tiempo, el Calendario de Google ha evolucionado y se ha integrado a otras herramientas para ayudarles a organizar mejor cada día de su ocupada (o entretenida) agenda.

A continuación les comparto algunos consejos sobre cómo aprovechar al máximo el Calendario de Google para estar mejor organizados y no olvidar nada:

1. Agreguen eventos de forma sencilla desde su teléfono, tablet o computadora. Ninguna agenda en el mundo funciona si no la usamos para registrar los eventos a los que debemos asistir o los pendientes por realizar. Una forma de hacer esto más sencillo es teniendo siempre el calendario a la mano. Con la aplicación del Calendario de Google para teléfonos y tablets con Android, así como la versión web para su computadora, agregar eventos es más sencillo y rápido. Además, hemos integrado diferentes herramientas y productos de Google como Google+, Google Maps y la aplicación de Google para que puedan programar eventos desde cualquiera de sus dispositivos de forma simple y práctica. Por ejemplo, pueden utilizar la aplicación de Google para crear un nuevo evento utilizando su voz, sólo activen la búsqueda con voz (o digan OK Google) y digan “agregar evento al calendario”.

2. Personalicen su Calendario de Google ajustando el idioma, horario local, agregando zonas horarias adicionales, el día de inicio de la semana y más. Para hacerlo accedan a la configuración del Calendario de Google desde su computadora con el ícono en forma de rueda dentada. No olviden hacer clic en el botón de guardar una vez que hayan configurado su calendario a su gusto. 
3. Configuren sus notificaciones y reciban un resumen de los eventos del día en su correo. Además de seleccionar los valores para las notificaciones de sus calendarios, seleccionen la casilla de “Agenda diaria” para recibir un correo electrónico con su agenda del día. Para hacer esto, vayan a la sección de Calendarios dentro de la configuración y hagan clic en “Editar notificaciones”. 
4. Agreguen calendarios de días festivos, deportivos y más. ¿Quieren saber cuándo son los días festivos en su país o en algún otro, o conocer cuándo juega su equipo de fútbol favorito? No hay problema, pueden explorar y agregar calendarios interesantes haciendo clic en “Explorar calendarios interesantes” desde el menú de Otros calendarios. 
5. Obtengan el pronóstico diario del tiempo en su ciudad directamente en el Calendario. Para habilitar esta función, accedan a la configuración general haciendo clic en el icono de la rueda dentada y escriban el nombre de su ciudad en el apartado de Ubicación, enseguida elijan entre ºF o ºC para mostrar el pronóstico del tiempo
6. Consulten el Calendario aún sin conexión. Sabemos que en ocasiones, cuando van de un lugar a otro, la conexión pudiera no ser muy buena o incluso pudiera no estar disponible. Con el modo sin conexión del Calendario de Google es posible consultar sus calendarios e incluso crear nuevos eventos desde su computadora con Chrome, aún cuando no haya una conexión disponible. Para activar esta función seleccionen “sin conexión” desde el menú desplegable que aparece al hacer clic en el icono de la rueda dentada. 
7. Creen nuevos calendarios para organizar diferentes aspectos de su agenda. El Calendario de Google les permite crear y administrar más de un calendario a la vez. Crear un calendario para asuntos personales y otro para los laborales puede resultar muy útil para organizar mejor su día de manera separada. También pueden crear calendarios sólo para asuntos familiares o uno que les recuerde los cumpleaños de toda la gente que conocen (con base en sus círculos de Google+). Adicionalmente, pueden compartir un calendario con otras personas, o suscribirse al de alguien más para poder realizar actividades en equipo. Para crear y configurar sus calendarios, hagan clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Mis calendarios. 
8. Utilicen la lista de tareas para organizar los pendientes sin fecha definida. Además de los eventos y actividades programadas en nuestro calendario, en ocasiones queremos recordar algunas cosas que tenemos pendientes pero que no tienen una fecha específica. La lista de tareas integrada al Calendario de Google les permite hacer justo eso. Para agregar pendientes a su lista, hagan clic en Tareas bajo el apartado de Mis calendarios. 
9. Encuentren el evento que están buscando de forma rápida y simple con la búsqueda integrada. No hace falta recorrer las semanas o los meses del año para encontrar justo ese evento que quieren editar o quizá compartir con alguien, sólo utilicen la casilla de búsqueda que aparece en la parte superior de la página. Además, si hacen clic en la flecha hacia abajo que se encuentra al final de la casilla de búsqueda, podrán filtrar su búsqueda según el asunto, los invitados, el lugar o la fecha del evento que quieren encontrar, buscar en todos sus calendarios o acotar la búsqueda sólo a alguno en particular. 
10. Añadan eventos a su calendario desde Gmail de forma automática. Al habilitar esta función, cuando reciban un correo en Gmail sobre un evento (reservaciones de hotel, en un restaurante, concierto, etc.), éste se añadirá a su calendario automáticamente. Además, muchos de estos eventos aparecerán en la aplicación de Google para avisarles cuando sea momento de salir para llegar a tiempo o mostrarles un mapa con direcciones sobre cómo llegar. Pueden habilitar esta opción desde el apartado de Eventos de Gmail en la configuración general de su calendario en la web o en la aplicación móvil para Android. 
11. Aprovechen al máximo la integración del Calendario de Google con otras herramientas y productos de Google. Envíen geniales invitaciones a sus eventos a las personas indicadas con los Eventos de Google+, programen una videollamada con Hangouts, agreguen la ubicación de su evento de forma automática con la integración de Google Maps y nunca olviden o lleguen tarde a su próxima reunión con las notificaciones que aparecen automáticamente en la aplicación de Google. Además, si utilizan Inbox, los recordatorios que creen se mostrarán en la aplicación del Calendario de Google, desde donde podrán marcarlos como resueltos. 
Espero que estos consejos, así como la integración del Calendario de Google con otras herramientas y productos de Google les ayude a estar mejor organizados de forma sencilla y desde cualquier parte para que puedan aprovechar mejor el tiempo en las cosas que más les gusta hacer. Sí aún no han probado el Calendario de Google, hagan la prueba creando su primer evento desde la web o descarguen la aplicación para Android.

Fotografía Ricardo Blanco
Ricardo Blanco   +RicardoBlanco | @ricardoblanco 

Hay una gran cantidad de productos de Google que habilitan a millones de personas en América Latina para poder realizar sus actividades cotidianas con mayor conocimiento, rapidez y facilidad. Ricardo trabaja, junto a un equipo de expertos en comunicación buscando acercar la información de estas herramientas a los usuarios de la región.

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