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Hagan más con Google: 5+1 consejos para organizar mejor su correo electrónico con Gmail

El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero su popularidad a veces hace que nuestra bandeja de entrada se llene de mensajes por revisar. La semana pasada les hablé sobre cómo configurar su Gmail para obtener una mejor experiencia de uso y en esta ocasión quiero ayudarles a que sea más fácil revisar y organizar los mensajes en su bandeja de entrada. A continuación les comparto algunos consejos que pueden ser de utilidad para llegar a tener la ansiada “bandeja de entrada cero”, es decir, el momento en el que no hay mensajes pendientes.

1. Elijan una bandeja de entrada que se adapte a sus necesidades. Gmail les permite elegir entre varios tipos de “Recibidos”, es decir, distintas maneras en que puedan revisar los mensajes que reciben en su correo. Este primer paso es fundamental para personalizar su experiencia de correo electrónico en Gmail. Pueden acceder a estas opciones desde la pestaña de “Recibidos” en la configuración de su Gmail.

Lo primero que podrán elegir es entre los 5 tipos de “Recibidos”:

  • Predeterminada. Este tipo de Recibidos (llamado también Conjuntos de Recibido) les muestra en la página principal de Gmail, diferentes pestañas como “Principal”, “Social”, “Promociones” y más. Con esta opción, los correos se separan de manera automática en diferentes conjuntos, por ejemplo, los mensajes de redes sociales como YouTube, Google+ o Twitter se agrupan en la pestaña de “Social”, mientras que las ofertas de productos llegan a “Promociones”. Esto les permite concentrarse en los mensajes de correo más importantes, los cuales se muestran en la pestaña “Principal”. 
  • Importantes primero. Esta opción les muestra la página principal de Gmail dividida en dos, en la parte superior se muestran los correos marcados como importantes y abajo todos los demás. Pueden configurar el número de correos que quieren que aparezcan en cada una de estas secciones. 
  • No leídos primero. Este tipo de bandeja de entrada les muestra los correos no leídos en la parte superior y los ya leídos en la parte inferior. Este tipo de Recibidos es muy útil para quienes reciben pocos correos y sólo quieren atender los que aún no han leído. 
  • Destacados con estrella primero. Con esta opción, los mensajes y contactos que marquen con una estrella se mostrarán en la parte superior, y el resto en la inferior. 
  • Prioritarios. De manera similar a la opción anterior, este tipo de Recibidos muestra de manera automática los mensajes importantes y no leídos, a continuación los destacados y abajo diferentes grupos de mensajes de acuerdo a su nivel de importancia. 

Cada una de las opciones se puede configurar para ajustarse mejor a sus necesidades. Ya que mi intención es ayudarles a manejar grandes cantidades de correo y a enfocarse en los mensajes importantes, les aconsejo utilizar la opción “Predeterminada”. Con ella podrán atender lo más importante en la pestaña de Principal y dejar para luego lo que se agrupe en las otras pestañas. Si reciben en Principal algún mensaje que prefieren que se agrupe en otra de las pestañas, por ejemplo en “Notificaciones”, pueden arrastrar el mensaje a esa otra pestaña para que Gmail agrupe de esta manera ese y otros mensajes similares.

2. Utilicen los filtros personalizados para organizar su correo de manera automática. La búsqueda avanzada de Gmail nos permite crear filtros para asignar ciertas acciones a un grupo similar de mensajes. Por ejemplo, pueden hacer una búsqueda para todos los mensajes que contengan sus recibos de teléfono digitales, aplicar una etiqueta especial, que se agrupen en la pestaña de “Notificaciones” e incluso marcar la opción de “Omitir Recibidos (Archivarlo)” para conservar sus recibos de manera automática sin tener que abrir cada uno de esos mensajes (antes de crear un filtro, no olviden marcar la casilla para aplicar el filtro también a los mensajes que coincidan con este criterio, lo que permite que también se aplique el filtro a mensajes que lleguen en el futuro). Esto es muy útil para conservar mensajes a los que luego pueden acceder mediante una búsqueda y evita que se acumulen en su bandeja de entrada.

3. Desháganse del correo basura de una vez por todas. Gmail cuenta con poderosos filtros para evitar que el spam aparezca en su bandeja de entrada y les haga perder el tiempo. Además de esto, si algún correo basura lograra colarse a Recibidos, pueden marcarlo como spam para que Gmail filtre y borre ese mensaje y otros similares (ayudando a que cada vez haya menos spam en su bandeja de entrada). Pero, ¿qué pasa cuando nos inscribimos a algún boletín o lista de correos de manera inadvertida o ya no queremos seguir recibiendo estos mensajes? En otras palabras, ¿qué hacemos con el correo que ya no queremos recibir pero que no es spam? Aunque la gran mayoría de estos mensajes incluyen un enlace para anular su subscripción, muchas veces es difícil encontrarlo. Para ayudarles con esto, Gmail les muestra, a un lado de la dirección de correo desde la cual recibieron estos mensajes, un enlace para Anular la suscripción.

Si por alguna razón no es posible anular la suscripción a cierto tipo de mensajes o quieren dejar de ver los correos enviados por alguna persona en particular pero no quieren marcarlo como spam (porque quizá no lo es), pueden crear un filtro personalizado y aplicar la opción de “Eliminar”, o la de “Marcar como leído” y “Omitir Recibidos (Archivarlo)” para conservar una copia sin tener que abrir y leer estos mensajes o que aparezcan en su bandeja de entrada.

4. Clasifiquen los mensajes incluso antes de que lleguen. Con Gmail es posible empezar a clasificar el correo que recibiremos desde el momento en que compartimos nuestra dirección de correo electrónico con alguien o al suscribirnos a alguna lista de correo. Para esto, agreguen un signo de “+” al final de su nombre de usuario y añadan alguna indicación que más tarde les permita filtrar los mensajes de correo que lleguen. Por ejemplo, si su correo es usuario@gmail.com y quieren clasificar todos los correos que contengan boletines con temas de tecnología, pueden suscribirse a dichos boletines usando la dirección usuario+tec@gmail.com. Gmail interpreta el signo de suma y lo que escriban después como algo adicional a su usuario, lo que asegura que seguirán recibiendo los mensajes a usuario@gmail.com, sin embargo, ahora pueden crear un filtro para que a todos los mensajes que lleguen a usuario+tec@gmail.com se les aplique una etiqueta y sean agrupados en alguna pestaña específica de Recibidos.

5. Activen los indicadores de nivel personal para identificar las conversaciones visualmente. Una forma rápida y visual de darle prioridad a los mensajes es saber si fueron enviados a más personas o sólo a ustedes. Si activan los indicadores de nivel personal desde la pestaña General de la configuración de Gmail, aparecerá una flecha ( › ) a un lado de los mensajes enviados a su dirección (y a más personas), y una flecha doble ( » ) junto a los mensajes que sólo les enviaron a ustedes. Esto les ayudará a darle prioridad a las conversaciones que sólo ustedes pueden contestar en contraste a aquellas que quizá no deban responder personalmente.

6. Seleccionen la densidad de visualización que mejor les funcione. Este cambio, aunque sutil, se transforma en el día a día en un importante cambio en la experiencia de revisar su correo electrónico. Hagan clic en el icono en forma de engranaje (esquina superior derecha de la pantalla) y seleccionen la densidad de visualización que más les guste o se ajuste al tamaño de su pantalla. Pueden probar un tiempo con cada una para ver cuál les acomoda más. Les recomiendo la vista “compacta” para visualizar el mayor número de mensajes en la pantalla principal sin tener que recorrerla, pero si no tienen muchos mensajes pendientes en su bandeja de entrada, quizá les guste más la opción “cómoda” o “agradable”. Al igual que con los temas de Gmail, ustedes están en control de cómo quieren ver su correo electrónico.

Por último, como Gmail va con ustedes a todas partes, es posible aprovechar muchas de estas ventajas desde la aplicación móvil de Gmail. Por ejemplo, si seleccionaron la opción predeterminada de Recibidos, también podrán acceder a su correo clasificado mediante pestañas, con lo que podrán ir directamente a lo importante en la pestaña de Principal o revisar alguna promoción mientras están por comprar algo en la tienda en la pestaña de Promociones. De la misma manera, podrán aprovechar los filtros y etiquetas que hayan creado para encontrar sus mensajes de forma sencilla y rápida desde su teléfono o tableta.

Los invito a poner a prueba los consejos que más se ajusten a sus necesidades y a descargar la aplicación de Gmail para disfrutar de una experiencia de correo electrónico más simple y organizada desde cualquier parte. Espero que pronto puedan disfrutar de estar comunicados sin acumular mensajes pendientes en su bandeja de entrada.

La tecnología está para ayudarnos a hacer más cada día sin que tengamos que preocuparnos mucho por cómo funciona cada herramienta. Es así que decidimos crear una serie de posts dedicados a compartir con ustedes cada semana trucos y consejos que les ayudarán a hacer más con las herramientas de Google.

Por +Ricardo Blanco, comunicación de productos, quien recientemente se deshizo de cientos de correos spam con dos clics.

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