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¿La contabilidad en la nube es correcta para tu negocio?

La contabilidad en la nube permite a las PYMES desarrollar ágiles, potentes y procesos activos que se integran con un paquete completo de software de negocios

Por Ritika Puri

Es un eufemismo decir que la contabilidad es un desafío importante para los propietarios de pequeñas empresas. Los sistemas de contabilidad pueden ayudar a racionalizar y conectar estos detallados procesos como el mantenimiento de registros, el procesamiento de facturas y la administración de la nómina.

Con los nuevos tipos de software de contabilidad en la nube, estas organizaciones tienen ahora acceso a los mismos recursos digitales como lo hacen las grandes empresas. La contabilidad de la nube permite a los propietarios de pequeñas empresas desarrollar ágiles, potentes y siempre procesos activos que se integran con un paquete completo de software de negocios.

La gran pregunta es si la contabilidad de la nube es la solución adecuada para su negocio, y si es así – ¿cuándo es el momento adecuado para hacer el cambio entre los sistemas? Las compañías que toman caminos diferentes para la adopción de la contabilidad de la nube pueden tener resultados igualmente fuertes.

Cuando una empresa comienza a escalar

Fundada por la pareja Julia y Chris Tunstall, A Bar Above enseña a los bartenders como convertirse en bartenders de gama alta. Los Tunstalls crearon tutoriales basados en la web para ayudar a los bartenders a mejorar sus habilidades. 

Julia Tunstall ejecuta las operaciones de negocio de A Bar Above,  lo que significa  que ella supervisa la contabilidad. (Ella también tiene un trabajo de tiempo completo como consultora de bienes raíces.) Tunstall ha estado usando el software de contabilidad de varias empresas, pero encontró en estos productos errores y falta de atención al cliente. Mientras realizaba los libros para A Bar Above en 2013, ella no estaba dispuesta a invertir tiempo en los productos offline y comenzó a buscar alternativas basadas en cloud. 

"En mi opinión, los productos offline tienden a ofrecer soluciones más  empresariales y viejas", explica Tunstall. "Son amables con el contador, pero no hacen un esfuerzo por simplificar la contabilidad."

Mientras A Bar Above creció, Tunstall y su esposo contrataron un asistente para ayudar con algunas tareas de apoyo recurrentes en los negocios.

“Desde que planeé darle soporte de contabilidad fue de vital importancia que nuestro software de contabilidad online estuviera basado en la nube", explicó.

Tunstall describe que las soluciones cloud son ideales para dueños de negocios que necesitan acceso a múltiples usuarios y no quieren pagar por un no quieren pagar por una instalación completa del software local para cada dispositivo en la red de negocios.

“Muchos también sirven para dispositivos móviles, y pueden ser usados por  dueños de pequeños negocios para tratar de seguir los gastos en el momento” dice Tunstall. “Para nosotros, el elemento más importante fue la habilidad de compartir sin problemas un archivo de la compañía con nuestros miembros del equipo ubicados en el extranjero.”

Cuando la integración se vuelve una prioridad

Ashleigh Hansberger, co-fundador en la firma Motto, inició su negocio en 2005 con un sistema de contabilidad basado en software. Hansberger y su equipo incluso actualizaron a la versión en línea de este software, pero encontraron el programa difícil de manejar.

“Nos enredamos en el programa y a menudo llevaba a reportes financieros incorrectos” dijo Hansberger. “Sin mencionar que la interfaz y el apoyo son terribles. Y no se integran con nuestro sistema de facturación en línea.”

En 2013, Motto cambió a un sistema de contabilidad basado en la nube.

“El software que elegimos importa, codifica y reconcilia nuestras cuentas de banco, tarjetas de crédito y transacciones en PayPal.” comenta Hansberger. “Hay un conector que sincroniza nuestros diferentes sistemas basados ​​en la nube juntas.”

Ella asegura que, a pesar que estos sistemas son "intuitivos" y "fáciles de usar", vale la pena trabajar con consultores que están bien entrenados ​​en estos sistemas.

“Cuando cambiamos a un sistema de contabilidad basado en la nube, también significó cambiar a nuestro contador público porque nuestra empresa anterior no tenía experiencia con sistemas cloud,” comenta Hansberger. “Encontramos a un increíble contador público que es experto en tecnología cloud y nos ayudó durante la transición con los libros, la contabilidad y la preparación de impuestos.” 

Eligiendo el sistema sabiamente

Tunstall anima a los empresarios a evaluar cuidadosamente cualquier decisión con respecto a su software de contabilidad.

"Una de las funciones vitales para nuestro negocio, no estaba disponible con las otras opciones basadas en la nube", explica. "Además que los datos no están disponibles cuando se está offline para que puedas administrar las funciones de contabilidad cuando no estés conectado a Internet."

Un sistema no basado en cloud puede ser beneficioso para empresarios que tienen diferentes compañías. Los dueños de los negocios tendrán que pagar sólo una vez por un software que se puede utilizar para diferentes organizaciones. Con el software de contabilidad de la nube, es probable que sea necesaria una cuenta separada para cada tipo de negocio.

Tunstall también invita a los empresarios estar atentos con sus datos.

"Siempre existe el riesgo de que cualquier solución en la nube pueda ser  hackeado y comprometer la información financiera – por lo que es importante pensar en todas las opciones antes de tomar una decisión", advirtió.

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